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nanairo.式ビジネスマナー講座~10.スムーズに仕事に取り組む準備

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1日の下準備をして、仕事をしやすく

事故やトラブル、電車の遅れで慌てないためにも、始業15分前の出社を心がけましょう。
自分のスケジュールをチェックすることが重要です。
何をすべきか計画を立てて業務を管理すれば、効率は一気にあがります。

始業前にやること

机まわりを整理

始業直後に机の整理をすると、周囲の迷惑になりかねません。
始業前に整理整頓しておくとよいでしょう。

15分前までに出社

遅刻を防止するためにも15分の余裕をもっておくといいでしょう。
ギリギリの時間だと、交通機関が遅延した場合に遅刻となってしまいます。

メールをチェック

始業前にメール確認を習慣化させると、思わぬ変更やトラブルに前もって対応できるようになります。

自分の机を整理

机が整理整頓されていないと、仕事の効率が下がり、あなた自身にとってマイナスなものになります。

また乱雑な机では、周囲の人にだらしない人だと思われます。
不在の時こそ、机の様子が見られていることを意識してください。
そこでの印象で、あなたの性格が判断されてしまうこともあるのです。

ゴミが散らかっているようでは論外です。
また、書類などをいつまでもためて、積み上げておくのもNGです。
私用のものを置いておくのも感心できません。

引き出しやクリアファイルなどを活用し、仕事の効率アップを図りましょう。

整理整頓のコツ

  • メモは手のひらサイズのものを使用し、すぐ手に取れる場所に置くこと
  • 鍵のかかる引き出しには、重要な書類などを入れておく
  • 進行中の業務などに必要な書類などは、クリアファイルに入れて引き出しに
  • よく使う文房具や名刺などを入れておく。箱などを使って収納すると見やすい
  • ファイルの背表紙に内容を書いて保存すると、必要時にすぐ取り出せ便利

机まわりの整理

ゴミはこまめに捨てる

飲料水の缶などが散らばった机は、機能的でないうえに、周囲に与える印象も悪くなります。

必要なもの以外は置かない

過去の書類やメモなど不要になったものはすぐに捨てるか、一定期間保管し処分を検討します。

書類をためない

積み上げられた書類は、周囲にも不快感を与える。
不要になったら処分すること。

私物を置かない

写真や携帯電話など、私物を机の上に置いておくのはNGです。
あくまで職場ということを意識しましょう。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

書類の管理はきちんと

気がつけば書類は自然とたまっているもの。
しかし、それでは仕事の進行に支障をきたします。
管理の徹底はビジネススキルのひとつでもあります。

わかりやすくファイリング

取引先、年度、内容など、自分がわかりやすいようそれぞれをファイリングする。
背表紙に内容を明記しておくと見やすくて便利です。

重要書類は鍵のかかる場所に

デスクは社外の人も気にするものです。
企業秘密を漏洩させないためにも、必ずカギをかけること。
これは社内の信頼関係にも影響するので、必ず確認しましょう。

使い終わった資料はすぐ返却

共同の資料をいつまでも手もとに置くのは、自分勝手な行為です。
ほかの人が必要としているかもしれないので、すぐに返却する心がけが必要です。







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