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nanairo.式ビジネスマナー講座~16.電話応対の基本

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会社の顔と自覚し的確に

電話は、欠かすことのできないビジネスの必需品です。
その使い方しだいで相手に与える印象は大きく変化します。
電話だからと簡単にとらえることなく、自分が会社の顔であることを常に意識した応対を心がけましょう。

電話応対で最も重要なのは、声の大きさとはっきりとした受け答えです。
この基本ができていないと、結果として会社の印象も悪くなってしまいます。
また、顔が見えていないからと油断して、別の作業をしながら応対していると、それとなく相手に見透かされてしまうこともあります。

話応対をしている時はそれだけに集中し、実際に会って話しているつもりで、丁寧に受け答えするよう心がけましょう。

電話応対の心構え

電話応対は相手の第一印象を決めるものです。
それは他社との関係を円滑にする要素のひとつといえます。

①声は大きく、明るく丁寧に
②背筋を伸ばして、はっきりと
③ほかの作業をしながら応対しない

 

 

電話応対をスムーズにこなすために

3コール以内に出る

電話で待たされるのはいらだつものです。
遅くとも3コール以内に出ることがマナーとされています。

自社と自分を名乗る

自社名と自分の名前を告げ、かけている先が間違っていないことを知らせます。

メモは常に電話脇に

伝言を頼まれた時や相手の会社名と氏名をメモするため必要になります。
すぐに使える様に電話脇に置いておくと役に立ちます。

先方の名前を確認

電話を受けたら先方の社名、部署、名前を必ず聞いておくようにします。

内容は必ず復唱

先方の話が聞きとりにくかった場合は必ず復唱し、内容を確認するとスムーズに取り次ぐことができます。

外線・内線の受け答え

企業の電話番号には3つ種類があり、代表電話は会社の窓口に、直通電話は直接各部署につながり、内線は社内間で使用する電話を指します。

代表電話

初めて電話する人が多く、用件を丁寧に聞くことが重要です。
「○○会社××が承っております。」

直通電話

取引先からの電話は直通電話が多くなります。
まず名乗ってからあいさつすると好印象を与えます。
「○○会社△△部××が承っております。」

内線

社員同士の電話なので、最初に「お疲れ様です」の一言を伝えましょう。
「お疲れ様です。△△部××です。」

 







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