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nanairo.式ビジネスマナー講座~9.「ホウレンソウ」はビジネスの基本

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報告、連絡、相談を確実にする

報告、連絡、相談。略して「ホウレンソウ」は、ビジネスコミュニケーションの基本です。
報告が遅れる、連絡が行き違う、相談せずに独断する、これらの行為は、チームワークを乱すだけでなく、重大な失敗を招くことにもつながります。

特に上司への報告は、部下の義務のひとつです。
仕事の途中経過、変更、終了、結果などは、こまめに報告しましょう。
そして、経過でわからないことなどがあったら、必ず相談します。

連絡も、こまめに行うことが大切です。
周囲と情報を共有することで仲間意識を培え、孤立することを避けられます。

常にホウレンソウを心がけて行動しましょう。

「報告」のポイント

報告は、相手の都合を聞いてからが基本です。
ただし緊急時は、ただちに報告が必要になります。
電話で報告したら、帰社後もう一度口頭で伝えるなど、状況に応じて使い分けることが大切です。

①結論を簡潔に

まず「今お時間よろしいでしょう」と確認します。
内容は前もってまとめ、簡潔に結論から話し始めます。
もし、うまく話せないならメモにまとめておきましょう。

②説明はありのままに

業務報告に個人的な感情は必要ありません。
客観的な事実をありのままに報告することが大事になります。
数字やデータなど、具体的な内容があると伝わりやすくなります。

③自分の意見もつけ加える

報告の最後に、自分の意見を述べます。
「これは私個人の意見なのですが」と前置きし、自分の考えがある場合は付け加えましょう。

「連絡」のポイント

些細なことでも早めに

受けた連絡内容は、早めに伝達することが重要です。
互いに連絡を取り合うことでチームワークが生まれ、職場の活力アップとなります。
特に、日程、時間のスケジュール変更などは、最優先で伝えましょう。

電話連絡する場合

重要な内容の連絡事項に電話はできません。
どうしても必要な場合は、帰社後に口頭でも伝えると、用件は確実に伝わります。

説明が困難な連絡

口頭では要点のみを伝え、詳細は資料などにまとめると相手に伝わりやすくなります。
連絡内容をシンプルに説明するのが基本です。

「相談」のポイント

間を置かずに上司へ

ミスやトラブルの時こそ、すぐに上司に相談しましょう。
自分勝手な判断のもとで仕事を進めることは、会社全体に多大なる被害をもたらす可能性もあるのです。
相談は、部下の重要な義務と考えてよいでしょう。

相談の前に

相手の都合を考慮することが大事であり、忙しい場合はアポイントを取るようにしましょう。
緊急の用件であれば時間を空けず、すぐ相談することが重要です。

結論から簡潔に

相談でも自分の出した結論から先に述べましょう。
説明は事実だけを話し、その際自分に都合の悪いことがあっても隠さずにすべて話すことが大切です。

常にメモを取るくせを

上司と話す時はメモを準備しましょう。
覚えられると思っていても、時間が経つと記憶はおぼろげになります。

また「言った」「言わない」のトラブルを回避するためにも、用件を文書に残しておくことは大切です。

メモは「5W2H」に

メモを取る時は、話の内容を「5W2H」にすっきりまとめます。
後でメモを見返した時に、何を話したかがわかりやすくなります。

 

 

スケジュールを立てる

メモを取る場合、常にスケジュールと照らし合わせます。
もし、スケジュールに無理があるなら、はっきり伝えることも大切です。







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