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nanairo.式ビジネスマナー講座~18.電話応対の基本3(担当者不在の場合)

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基本を押さえる

担当が不在の場合は、臨機応変に対応しなければなりません。
新入社員にとって最も難しい電話応対であり、一度は通らなければならない関門といえるでしょう。

基本は以下の3パターンです。
「折り返し電話する」「改めて電話をもらう」「伝言を残す」。

経験を積むうちに応対も自ずとスムーズになるでしょう。
大切なのはあくまでも明るく丁寧な対応となります。

会議中の場合

取り次ぎ方は会議の重要度、相手の急ぎ具合から判断します。
取り次げない場合は、相手に失礼のないように対応する必要があります。
判断できない場合は周囲の先輩や上司に判断をあおぎましょう。

急いでいたら

会議室に内線をまわす

「〇〇様から緊急のお電話が入っております。おつなぎしてもよろしいですか」と尋ね指示をあおぎましょう。

会議室に出向く

「失礼します」とひと言述べ、担当者にメモを手渡して指示をあおぎます。

急いでいなければ

机にメモを置く

伝言メモを担当者の机に置いておきましょう。
また、戻ってきたら口頭でも伝え様にしましょう。

在社していない場合

外出先から戻っていない

「本日○○は外出しておりまして、11時までには戻る予定です。」

先方の用件が緊急の場合は、担当者の携帯電話に連絡して本人から電話してもらいます。
断りなく先方に携帯番号を教えてはいけません。

退社している

「本日は失礼させていただきました。」

気をつかう相手には「外出しておりまして、本日は社には戻らない予定です」と伝えます。

出張中

「あいにく○○は×月×日まで出張でして。」

先方にいつ戻ってくるか、予定を伝える。
緊急の場合は担当者に連絡をとり、先方へ電話してもらうようにします。

遅刻

「本日○○は立ち寄るところがございまして…。」

「遅刻」とはっきり言ってしまうと、当人ばかりか会社の印象も悪くすることになります。
この場合は「外出中」などとしておくとよいでしょう。

欠勤・休暇

「申し訳ございません、本日○○はお休みをいただいておりまして。」

いつ出社するか、予定を伝えます。
休みの理由は自分の判断だけで伝えないようにしましょう。







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