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nanairo.式ビジネスマナー講座~19.正確なメモの取り方

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ポイントを押さえ理解しやすく

担当者が不在の場合に伝言を頼まれた時は、メモを取りながら用件を聞くようにします。
メモを取る際は、先方の社名や名前を聞き逃さないことに注意しましょう。
もし聞き逃してしまった場合は、尋ねる様にしましょう。

また、日付や数量、時間などの数字や同音異義語などにも注意しましょう。
最後に内容を復唱し、間違いの有無を確認しましょう。

取ったメモは、担当者の机にわかるように置いておきます。
本人が戻ったら電話があったことと、メモを置いたことを口頭で伝えるといいでしょう。

メモのポイント

「いつ」「誰に」「どこから」「どのような内容で」「誰が電話を受けたか」がわかるようにしましょう。

メモの取り方

・いつでもすぐに書けるように、メモ用紙を常備する

・社名や名前など、漢字がわからない場合はカタカナで表記する

・先方の社名、名前、連絡先を必ず明記する

・内容は簡潔にまとめて記入する

・取ったメモはすぐ担当者の机へ置く

 

 

 

 

メモの間違いを防ぐには

微妙な発言の言葉、まぎらわしい数字などは聞き取りにくい場合があります。
その際の確認方法をあらかじめ覚えておくと、落ち着いて対処することができます。

発音が聞き取れない場合

「恐れいりますが、もう一度お願いできますか」

同音異義語の場合

市立と私立

シリツはイチリツでしょうか、ワタクシリツでしょうか

河と川

さんずいのカワでしょうか、三本ガワでしょうか

橋と端

川にかけるハシでしょうか

数字、アルファベット、時間

数字

1(いち)と7(しち)「7はナナ」
4(し)と7(しち)「4はヨン」

時間

PM4時「16時、午後ヨン時」
PM7時「19時、午後ナナ時」

日付

4日(よっか)と8日(ようか)「ヨン日、ハチ日」

アルファベット

DとT「D(デー)、T(テー)」

似ている文字

以下の様に手書きをすると勘違いしやすい文字は、記入するときに注意が必要です。
勘違いしないようにメモするようにしましょう。

数字の「0」とアルファベットの「o(オー)」
数字の「1」とアルファベットの「l(エル)とi(アイ)」

メモを取ったら

メモは必ず本人の机へ置く

メモを取り終えたら、本人の机の目立つ場所に置きます。
また、空調や換気の風で飛ばされないように注意しましょう。

本人が戻ったら口頭で伝える

担当者が席に戻ったら、電話がありメモを机に置いた旨を伝えます。
また、メモを本人が読んでも内容を口頭でも伝えるようにします。







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