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nanairo.式ビジネスマナー講座~27.恥をかかないための訪問の準備

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社内手続きを済ませる

訪問直前に焦って失敗しないように、アポイントが決まったら準備をします。
資料の整理、必要ならば上司や先輩へ同行を依頼します。

訪問日にありがちな失敗が「上司や先輩への訪問先の報告忘れ」です。
必ず口頭で報告してから出発しましょう。

また名刺やカタログなど、必要となる資料が揃っているか出発前にもう一度確認しましょう。

CHECK 第一印象で勝負 出発前に身なりを確認

  • スーツやシャツにシワがないか
  • 肩まわりにフケはないか
  • 靴に汚れや色落ちはないか
  • 髪に寝ぐせはついていないか

訪問相手に会うまでの基本の流れ

  1. 訪問前に電話で再確認
    訪問までに間がある場合は、前日か訪問の数時間前に電話で確認しておくといいでしょう。
  2. 面談の資料を準備
    貴重な時間を有効に使うために、資料などを確認しておきます。
  3. 先方へは早めに到着
    約束時間の10分前に訪問先に到着するとゆとりがあるでしょう。
    受付にはコートなどを脱いで5分前程度に向かうのが一般的です。
  4. 応接室で静かに待つ
    担当者が不在の場合は、通された応接室で待ちましょう。

約束の時間に遅れそうな場合

約束の時間に遅れそうな場合は、できるだけ早く先方に連絡をしましょう。
遅くとも15分前にはおわびとともに先方に連絡します。

この時に予定する到着時間を伝えますが、見込みよりもやや遅い時間を伝えておくのがコツです。
二重に遅刻するより、少し早めに到着できた方が与える印象が多少マシになります。
また、理由は「道路が込んでいる」などにすることがいいでしょう。

到着したら誠意をもって謝罪する様にしましょう。

 

 

 







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